Czas i reakcyjność
Często bezmyślnie tracimy czas nie zdając sobie z tego wcale sprawy. Każdy z ans ma tą samą ilość czasu. Doba liczy 24 godziny. Jednak mała ilość ludzi potrafi szanować. Większość trwoni czas. Należy inwestować w czas. Powinien on być zaplanowany, zagospodarowany. Odpowiedni terminarz w formie papierowej może tu być pomocny. Należy zapisywać w nim to, co mamy do zrobienia następnego dnia. Realizacja zadań pozwala na lepsze samopoczucie i poczucie kontroli nad naszym życiem. Satysfakcja z wykonanych zadań daje nam radość.W planowaniu czasu należy zdać sobie sprawę z własnych priorytetów. Nad nimi należy skoncentrować się i nie rozdrabniać się na kawałki. Dobrym zwyczajem jest zawsze wieczorem zapisanie sobie kilka zadań do zrobienia następnego dnia. Zaraz po przebudzeniu się spoglądamy na kartkę papieru i realizujemy nasz plan.Wykonane zadanie skreślamy. Taka prosta czynność wyrabia w nas dyscyplinę. Przez kilka tygodni powinnyśmy się zmuszać, potem będzie to dla nas automatyczne, ponieważ wykształcą się nawyki. Reakcyjność – odejście od reakcyjności zwiększa efektywność. Uważa się, że wyniki uzyskujemy tylko z 20% produktywności, pozostałe 80% nie przynosi pożytku. Należy wyjść z reakcyjnego sposobu myślenia. Nie powinniśmy reagować na to co dzieje się dookoła nas, lecz skupić się na najważniejszym. Często w trakcie pracy odbieramy prywatne telefony, w międzyczasie czytamy gazetę czy plotkujemy o nieistotnych sprawach. Reagujemy na to, co dzieje się zapominając o tym, że tracimy cenny czas. Jeśli przeliczy się ten czas stracony w przeciągu roku wyjdą naprawdę duże liczby. Odpowiednio wykorzystany na pewno zwiększyłby naszą wydajność. Nie należy więc wdawać się w pogaduszki, nie czytać gazet, kiedy mamy do wykonania inne, pilne sprawy, wyłączyć telefon komórkowy. W ten sposób nie będziemy czynniki zewnętrzne nie będą nam przeszkadzać i w rezultacie nie będziemy na nie reagować. Jest to prosta reguła, ale rzadko uświadamiamy sobie jej znaczenie. Jeśli mamy w domu biuro należy spowodować to, aby domownicy przestrzegali naszych zasad. Należy pouczyć ich o tym.
Jednym z największych błędów jest zabieranie się za coś i niekończenie. Czytanie tych samych informacji i odkładanie ich bez podjęcia decyzji. Obliczono, że przeciętny biznesmen spędza w skali roku 6 tygodni na czytanie dokumentów bez podjęcia decyzji co z tym zrobić. Można sobie wyobrazić jak to wygląda w skali roku i ile czasu jest tracone. Dokumenty do przeczytania powinny być uważnie przeczytane i powinno się podjąć stosowną decyzję bez odkładania na później. Ostatnio modny jest system tzw. otwartych drzwi. Jest to nowa filozofia otwarcia się na klienta, która pozwala na stracenie dużej ilości czasu. Obecność innych osób wizytujących zakład rozprasza i zabiera dużo czasu. Aby doprowadzać sprawy do końca należy po przeczytaniu danego dokumentu podjąć decyzję a dokument odłożyć do teczki. Kartki po uważnym przeczytaniu powinny być wyrzucone. Nie powinny zaśmiecać biurka. Nie należy już do nich wracać. Najważniejsze jest podjęcie decyzji. Jeśli nie dokona się tego decyzje do podjęcia się gromadzą powodując duży stres. Dokumenty do przeczytania powinny być uważnie przeczytane i powinno się podjąć stosowną decyzję bez odkładania na później. Rzeczy odłożone mogą się napiętrzyć, aż do osiągnięcia pułapu. Zbyt duża ilość spraw nagromadzonych może być po prostu niewykonalna fizycznie. Ważne jest, aby wyznaczyć sobie do wykonania sześć czy siedem zadań na każdy dzień. Lista zadań do wykonania nie powinna być zbyt długa. Jeśli jest zbyt długa powstaje ryzyko niewykonania wszystkiego co jest zaplanowane. Należy zacząć od rzeczy najważniejszych i najtrudniejszych. Po nich realizuje się sprawy lżejsze. Realizacja listy powoduje satysfakcję i daje wrażenie kontroli naszego życia przez nas samych i wywierania na niego wpływu. Chaos przynosi brak zaufania do siebie i poczucie, że jest się na fali. Planowanie jest niezmiernie ważne. Im więcej będziesz planował, tym lepiej będziesz zorganizowany. Dobra organizacja spowoduje wyższą produktywność. Dobry biznesmen to dobry organizator. Osoba chaotyczna z trudnością odnosi sukcesy. Im więcej odnosi się sukcesów, im głębiej idzie się w biznes przybywa więcej zobowiązań i łatwo można się zagubić. Dobry system potrzebny jest, aby móc tym wszystkim kierować. Dzięki systemowi nasze zadania są wykonywane szybko. System ułatwia i upraszcza. Czyni zadania łatwiej wykonywalnymi. Do systemu można zaliczyć np.ustalenie jednego dnia tygodniu na zajęcie się sprawami rozwoju firmy, na badania marketingowe. Badania marketingowe są bardzo ważne i przyczyniają się do rozwoju przedsiębiorstwa. Dobrą metodą jest powieszenie sobie na ścianie terminarza na którym mamy zaplanowane z góry zadania do wykonania w tym czasie. Dobrze jest też założyć cztery teczki: w jednej zmieścimy najpilniejsze sprawy, nie cierpiące zwłoki, w drugiej sprawy pilne, ale mogące poczekać, w trzeciej sprawy ważne, ale takie, które mogą być wykonane później, w czwartej sprawy mało ważne, które mogą być wykonane w dowolnym czasie. Zaglądanie do teczek i wykonywanie posegregowanych zadań powoduje, że uczymy się dyscypliny i samokontroli. To stwarza satysfakcję i podwyższa własną wartość w naszych oczach.